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第 567 期文章

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非正式协作空间解决方案探索 协作变得无处不在,你准备好了吗?

在数字经济快速发展的时代背景下,市场竞争日益激烈。为了能更好地识别与响应外部与内部的变化、机会及威胁,在激烈的市场竞争下获得未来的生存与发展机会,创新力越来越受到企业重视,并已经成为公司增长业绩和价值的核心驱动因素。而创新的根本是解决问题,是复杂困难、来回反复、繁杂琐碎的过程。从过往注重绩效到如今的创新驱动,这种价值创造模式的改变已带来工作内容与流程的转变,跨团队、跨知识领域的协作日趋频繁。

奔驰宝马创新研究团队实地观察了国内二十多家企业,样本类别跨度从小微新创到科技巨头,从传统企业到互联网大鳄。我们发现,无论是哪一类型的公司,随着工作流程的改变、任务的灵活与多样,员工在一天的工作中都保持多样性的工作活动。走进任何一家公司,尤其是互联网、IT、创新型公司,你所看到的景象不再是大家埋头于自己的工位,而是随处可见的三三两两的协作讨论。

基于企业对于敏捷管理的需求,越来越多的员工选择在座位上与其他项目成员进行非正式协作互动。不同于正式会议,非正式协作可以发生在工作中的任何时候,它无需提前预约,没有固定的形式,其宗旨就是及时解决当下工作中出现的问题,然后高效推进工作进程。这种现象在中国的互联网、IT行业更是常态,一位来自大众点评的产品经理就曾在受访中说:“工作中,我们沟通十分频繁,项目工作者每天基本有2个小时是在与他人进行短时、内容不复杂的沟通,而沟通的场所就是工作位或者工作位附近放有白板的过道。

企业与组织的发展需要协作更加灵活有效,并且不同的协作目的,对场所的需求也不同。通过研究,我们发现非正式协作可以分为以下四种形式并提出优质解决方案:

1. 工作位附属

敏捷开发的作业模式鼓励员工随时交换意见和想法,员工通常在工作位就直接进行面对面的及时沟通。该空间通常配置坐凳或者升降桌(升降功能满足员工站立沟通的需求),支持员工独立办公和协作的快速切换;同时不需要占用额外的空间面积,能有效节约房地产成本。

2. 吧桌

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工位附近的开放型栖息地,作为紧密连接工位、会议室或项目室等不同空间的过渡地带,通常采用吧桌和吧椅的配置形式。在这里,员工可以进行面对面的沟通、举行多人临时会议,也可以作为个人独立办公的临时工作站。该区域与工作位保持一定的距离,从而减少了小组协作时人员走动与噪音对工位区员工的干扰。

3. 半开放独立协作区

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半私密型独立空间,能够满足团队快速讨论、即兴协作、非正式会议等办公需求。该空间支持电脑与文件的放置与使用,允许员工书写、记录想法。因其紧邻工位区,需要引入提高视觉隐私、缓解噪音干扰的设计,以降低对工位员工办公的干扰。

4. 开放独立协作区

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开放型独立协作区与工位保持一定的距离,并且具有一定的领域性。该空间通常采用混搭、可灵活移动的配置组合,最多能支持6人同时使用,满足即兴讨论、部门协作、访客洽谈、移动办公等多种办公活动。

为了能更好地提升员工的工作效率和效能,企业在进行办公环境规划的时候,需要根植于对新的生产生活方式下的人的行为的思考。在理解员工办公行为的基础上,利用新的科技和物理环境,支持人们的工作任务展开。

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