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第 520 期文章

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以行动力展现智慧与决心

二十一世纪数字时代,当我们越来越容易取得大量的网络信息与手边不断推陈出新的高科技产物时,也同时面对产业结构改变与竞争力消长的挑战。唯有具备强大的行动力,方能快速而有效率地作出回应,才不会被时代所淘汰,同时开创新局。

以近来全球企业的兴衰为例,今年五月与九月,两个欧洲优秀品牌—西门子与飞利浦,不约而同宣布了要分拆旗下的事业群,将自身集团一分为二。分拆之后,组织目标更为明确,企业决策更为迅速,充分达到一加一大于二的效果。值得注意的是两家公司分拆出来的事业群——西门子的医疗保健业务与飞利浦的照明产品业务,都居于世界领先地位,并且有非常良好的经营成效。如西门子的医疗保健业务,2013年营业额为136亿欧元,利润率则达15%。但这两家公司的经营者并不以此自满,毅然决然采取行动以一年时间完成分拆事业群,吸收短期的冲击与成本支出,以提升整个集团的长期竞争力。

 

另一方面,日本的家电巨擘——索尼、松下、东芝、夏普近年都呈现连续数年的巨额亏损,同时营业额也不断下滑。这四家日本的家电公司总营业额加起来竟还比不上韩国三星一家。日本家电业者衰退的主要原因在于:从研发到大量生产的产品上市过程缓慢,公司内部决策程序僵化,同时不能及时割舍已不具竞争力的部门。因此一方面无法在保持质量的同时来降低售价,与韩国乃至中国的价廉物美的产品竞争。另一方面又不能快速创新,发展出不易为其他国家取代的产品,仅能眼睁睁地看着苹果的 iPhone及亚马逊的Kindle电子书攻占全球市场。

用聪明方法 展现行动力

提升自己的行动力,并不仅仅止于埋头苦干,甚至过度加班熬夜,影响自身的健康与平衡的生活,而是先要选择聪明的工作方法,事前详细规划,以工作质量而非工作时间取胜。草率行事与只做表面功夫的行动,看起来好像花了许多时间与精力,却没抓到重点,以致成效不彰,甚至问题重重。例如近来层出不穷的食品安全事件,如果食品大厂与政府单位都能先花些时间了解问题根源所在,建立一套有效的管理监督机制,便不会总是凡事慢半拍,穷于处理新爆发的问题,反而花费了更多的时间、精力回收与销毁问题产品,整个社会也付出庞大的代价。

 

要找到聪明的工作方法,可以运用项目管理技术中的『工作分解结构』(WBS,Work Breakdown Structure),将繁复的工作分解成一层乃至数层的细项。例如设计飞机,可以先将其分为设计机身、引擎、座舱、电子仪表??而其中设计座舱一项,又可分为设计座椅、灯光、空调、舱压??无论多大、多复杂的任务,拆成一项项的细项之后,便会有个清楚的工作蓝图,既便于排出时程,也由逐步完成各个分项中取得成就感,减少面对艰巨或庞杂任务时不知如何下手的压力。

将工作分解为细项后,我们还可以就每个分项判断排定优先级,再运用『80/20法则』(80%的产出源自20%的投入),有效管理有效运用时间与资源,把行动力用在对的地方。例如每天开始工作时,把手边的任务依重要性与急迫性分为:

tips 1 ﹥重要,且急需处理。

tips 2 ﹥不重要,但急需处理。

tips 3 ﹥重要,但没有急迫性。

tips 4 ﹥不重要,且不急于处理。

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以早上两三小时完成第二类和着手开始第一类的工作(80%的产出源自20%的投入),再以接下来的五六个小时完成第一类与持续处理第三类的工作(20%的产出源自80%的投入),并善于运用零碎的时间处理一些第四类的工作。

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展现行动力,一方面要如上所述,选择聪明的工作方法,事前详细规划,再化繁为简,订定优先级,依次完成工作。更重要的是勇于开始行动。不论成败或是否已万事俱备,相信自己因工作经验而累积的自信与直觉,率先全力投入行动。也不会因一时的失败、压力太大而迟疑、退却。工作本身常常包含许多变数,一开始并不容易有非常明确、全方位的完整计划,唯有从实际行动中,才容易找到可以增加效率或减少成本的改进之道,逐步地优化与深化。这也就是项目管理中常用的『逐步精进』(Progressive Elaboration)的方法。

大胆放手 完美执行

尤其在现今能轻易取得大量信息的时代,先运用信息找出趋势,了解自己要做什么(What)、如何做(How),便可刻不容缓地采取行动。这已经彻底颠覆了传统的工作流程,要先知道原因为何(Why),再决定做什么(What)、如何做(How)。如同《大数据》(Big Data)作者荀伯格(Viktor Mayer-Schönberger)在其书中所举的例子:美国的搜索引擎——谷歌(Google)如何以大数据建立起一套独特的流感预测模式。谷歌以全美网络较常使用的五千亿搜寻关键词,比对流感传播数据,找出搜寻关键词与流感传播的相关性,从而建立这套模式。而后在2009年,谷歌成功地以这套模式预测流感在美国的散播情形,并且还早于美国政府疾病管制局,其以传统方式建立的系统预测达两周之久。

 

城邦媒体集团首席执行长何飞鹏先生,曾提供他集团中一家公司的主管四句经营口诀:

「掌握重点看长远,精算已知测未知, 展开细节与步骤,大胆决定放手做。」

此中简明扼要地涵括了提升行动力的重点。前三句所说的正是如何制订一个聪明而有效率的行动方案,但最重要的是最后一句:『大胆决定放手做。』再完美的任务执行方案,如果我们不能勇于放手去做,便永远没有成功的一天。

 

文艺复兴时代,米开朗基罗在教廷西斯廷礼拜堂穹顶创作旷世巨作『创世纪』,正是将行动力发挥非常好所留下的人类伟大遗产。过程中,先有教宗朱立欧二世独排众议,毅然起用当时年仅三十,只有雕塑作品的米开朗基罗。而米氏也全心投入,每天工作18小时,在离地20公尺的鹰架上,弯曲背部,一个人以四年多时间完成长达40.25公尺、宽13.41公尺(相当于两个篮球场),共有9幅中心画面和343个人物的杰作。同时运用自己在雕塑方面的专长,一再修改底稿与绘画技法,克服前人无法突破的穹顶壁画特殊视角问题。今日当我们欣赏赞叹这幅巨作,也应看到背后所展现的无比行动力。

 

 

『行者常至,为者常成。』唯有不安于现状,无惧于压力与失败,快速而有效的动起来,方能勇敢踏出第一步,迈向成功。

 

 

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