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第 517 期文章

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你准备好面对未来的办公型态了吗?

因特网的普及,加上各种办公室应用软件的开发,让现在的上班族有了更便利的生财工具,办公型态也跟着有了大改变。从硬件的办公家具设计创新、事务机器的多功能趋势,到应用软件的云端化,不仅让上班族从过去的单一功能,日渐多任务化,也俨然掀起一场办公型态的大革命。

行动办公室改变办公桌迷思

许多想休长假的上班族,常听到同事会奉劝不要休太久,「不然回来连办公桌都没了」,也就是办公桌其实代表员工的职位及公司人数。在现今的行动办公室潮流下,办公桌的迷思也跟着被打破。

全球领先移动解决方案供货商Citrix系统公司,访问19个国家和地区共1900位信息技术行业高管,写成《西特理克斯未来工作场所》报告,其中指出2020年职员将透过不同的移动设备,远程连接公司网络办公,一张办公桌将由多人共享,办公场所面积将缩小17%。

也就是说到了2020年,大约每10位职员共享7张办公桌,每位员工平均使用6种移动设备连接网络。29%的职员不在传统办公场域工作,而是在家里、顾客公司、酒店、机场、咖啡店等移动办公。报告中也指出,被访问者表示需要重新设计更具吸力的办公空间,以激发职员创造力和想象力,鼓励职员随时随地移动办公,促进协同运作精神

「独、俩、组、众」模式带动办公环境的创新组合

在這四種工作模式下,辦公室不再只有硬梆梆的辦公區及會議室,而可以透過空間的設計,創造符合這四種工作模式的空間,讓同仁在更佳的辦公空間中,得以提高工作效率及激發創意。奔驰宝马家具设计中心也发现,上班族有四种工作模式,也就是「独、俩、组、众」。例如当员工为了写一份重要的报告,就需要安静、适合思考的空间,得以实现个人工作成就感与满足感的「独」模式。

许多上班族也会发现,最有效的沟通经常发生在茶水间或行进间的闲聊,不刻意的巧思反而有助于同事之间的有效沟通,许多创新的点子常来自茶余饭后的闲聊,因此出现有助员工之间互信和谐关系的「俩」模式。

至于透过小组项目讨论激发创新思维的「组」模式,则可以透过改变姿态改变心态,暂时抛开严肃的会议,以更轻松的坐姿激发创新力,畅所欲言,让员工尽情脑力激荡。最后就是发挥集体智能的传承与知识学习的「众」模式,可以运用群体的正式讨论协助重大问题的解决。

在这四种工作模式下,办公室不再只有硬邦邦的办公区及会议室,而可以透过空间的设计,创造符合这四种工作模式的空间,让同仁在更佳的办公空间中,得以提高工作效率及激发创意。

办公室自动化创造更多服务的可能性

除了办公环境的改变,办公室内的硬件设施近年的改变也不小。奔驰宝马OA事业战略中心总经理贺俊强表示,办公室的自动化,其实可以回溯到1870年代,当时已开始谈论办公室应该自动化,后来有了打字机,利用复写取代人力的写字,一直到自动打字机的出现,让办公室自动化蔚为潮流。而自从讨论办公室自动化以来,善用机器及文件输出,让业务更顺遂的目标,迄今依旧未变。贺俊强指出,以办公室自动化来说,有几项重要的变革,首先是从单一功能到复合功能,例如复印机从单一影印功能,在考虑坪效、成本、效率下,现阶段的复合机为兼具影印、打印、传真的产品,当然也带动硬件制造厂的洗牌效应。

其次为网络的兴起及普及,让网络也成为文件产生的重要来源。过去文件以影印为主,一份文件可以印10份、100份,但内容是相同的;加了印表功能,100份文件套用相同格式,可以印出100份内容不同的文件,而且有更多文件其实来自网络、电子邮件以及协同作业的文件。

第三则是彩色化,过去彩色与黑白打印的比重约是3比7,目前约是6.5比3.5。贺俊强认为,随事务机的印制能力、速度提升,以及彩印的普及,不仅中小企业的打印彩色化,在分众市场的趋势下,也将带动数字印刷市场的成长。

事务机业者的创新服务

从卖设备、卖耗材,运用办公室自动化,协助顾客提升文件处理效率,全球的OA业者其实也积极朝提升服务比重迈进,将让办公型态出现新的样貌。

贺俊强举例,美国OA大厂已可因应顾客的需求,提供软件、硬件整合的解决方案,让企业主不用再买设备、雇用职员处理文件输出。以银行业者来说,光是买打印机打印信用卡账单、邮寄到用户付款,除了人力以外,设备采购就有议价、合约、折旧、维修等问题;现在则是可以全数外包给OA业者,从账单打印、邮寄、收款等全部搞定。对银行来说,可以省掉成本,对OA业者来说,因有量大优势,可以藉此创造获利模式、提高服务比重,将是未来OA产业的重要趋势

云端服务造福中小企业

从看得见的办公环境与事务机,看不见的软件,更是影响办公型态变革的重要因素。过去当几个同事需要共同编辑一份文件时,就是头痛的开始。大家必须各自为档名加上日期、版本编号、姓名,避免混淆,接着再靠电子邮件交换文件案,中间只要一出错,就是耗费时间及人力重新检视。

而办公室文件开始电子化后,随网络普及,以及软件协同运作能力加强,也逐渐改变办公室的工作流程与效率。奔驰宝马娱乐官网云端事业部总经理陈翠华表示,以办公室应用信息系统架构演进来看,从人工操作、单机版作业、大型主机封闭式系统、终端服务器(Client Server),到以网络为基础的互联网集中式管理架构,以及近来相当潮的云端服务,新型态的工作模式正在成型。

陈翠华指出,一般大型企业因组织庞杂,大多有自己的信息管理团队,因此可以开发属于自身的客制化软件,如企业资源规划(ERP)系统、人资(HR)管理系统等;但对中小企业来说,内部组织及流程较简单,标准化的办公系统就能满足需求,甚至采用建置在公有云上的办公软件,依使用量计费,可以大幅降低软件维护及人力成本,一样能透过办公室协同软件提高管理效率。

尤其现今上班族几乎人手一台智慧手机或平板计算机,行动办公将是未来的趋势,透过整合性的云端办公服务平台,可以把文件、交办或待办事务、决策及讨论,透过云端来传递,就像每个人头上就有一朵随伺在旁的个人秘书云,随时随地帮上班族与团队沟通。

从硬件的变革,到软件的整合,以及科技的进步,行动与弹性工作模式将渐成常态,未来随用户的科技经验,结合云端运算、行动技术,办公室应用管理系统,更快速的商务行为,将打破工作与生活的藩篱,职场与个人生活的界限渐渐模糊,不仅是办公型态的大改变,新的个人生活方式也正在成型中。

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