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第 516 期文章

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用专业态度 追求高质量

职场上所有细节务必要小心谨慎,不可将马马虎虎的态度带到职场上,更不可轻忽工作质量的重要性。在企业界工作,一个人犯的错可能会牵连甚广,让许多人一起为这个错误承担后果,因此要学习让自己更为谨慎、注重细节,追求最高的工作质量。

案例#1 魔鬼藏在细节里

Linda是个才毕业一年的新鲜人,担任某知名连锁餐厅营销部的职员。每一年,公司都会印制十万份的顾客意见调查资料,专门提供给用餐之后的客人填写回馈和意见。整个表格经过营销部同仁的设计后,Linda所负责的项目是整份问卷最后的校稿修订以及和印刷厂的联络,校稿完后,请主管再次看过并确认,也没发现什么问题,于是就将稿件送印。

 

意见调查表格印刷完成十万份的印刷之后,Linda拿了印好的意见调查表给主管看。这时,主管猛然发现客服的电话号码竟然少了一个0。原本应该是008-1234567,然而在意见调查表格上却变成了08-1234567。主管震怒之下马上把Linda找来,生气地质问她说:「看看这些表格!每一份的客服电话号码都是错误的,这么严重的错误,当时怎么会没有看到呢?你知不知道公司花了三十万元的印刷费在这些表格上,印出来的却是这种质量的东西,我们要怎么和上级主管交代?你送印之前到底有没有做最后的校稿?现在怎么办?这三十万元印刷费是要从你的薪水中扣吗?」

 

Linda听完之后感到十分震惊,一方面她觉得自己满腹委屈,明明自己工作量那么多、已经那么卖力了,为了这份表格天天加班,却从来没有得到老板的赞美。

另一方面,明明在寄送稿件之前有请主管看过,当时主管也说没有问题、签了字,感到委屈的Linda含着泪水说:「真的很对不起,是我的疏忽??还是我们请工读生用圆珠笔在每一份表格上的电话号码都补上一个0?」

 

主管听完这番建议之后更加生气地说:「这是不可能的事情!我们公司向来以质量著称,从不会做这种半吊子的事情。对外的宣传品代表公司形象,向来要求严格,绝对不允许有这种错误发生,即使只是一个标点符号的错误都不能容许。所以解决方式,就是把这批印刷品全部回收丢掉,全部重新印刷。」

首先,Linda必须了解,虽然她的主管的确有签字,但是最后的校稿是Linda的工作,所以印刷品的出错当然是Linda的责任,她的主管当然也会被公司惩处,但主管只需负连带责任。另外,新鲜人必须要了解,企业和学校的差别是非常大的。在学期间,写作业交报告时,即使出现错别字、错误的标点符号等,可能就只是考试分数少个几分;然而,同样的情形若是发生在企业,一个小小细节上的忽略和错误,就可能造成企业十分庞大的损失。

「魔鬼藏在细节里」,即使在学校有敷衍、粗心的心态,到了企业界务必要小心谨慎,不可将马马虎虎的态度带到职场上,更不可轻忽工作质量的重要性。此外,学生时代所犯的错误,基本上不太会牵连到其他人,不过在企业界工作,一个人犯的错可能会牵连甚广,让许多人一起为这个错误承担后果,因此要学习让自己更为谨慎、注重细节,追求最高的工作质量。

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案例#2 个性不能改,但是行为必须改

Charlie在公司担任人事课长六年之后,由于公司十分欣赏他的能力和对工作的付出,于是提拔他担任人事部副理,带领整个HR(人力资源)团队。Charlie的个性向来比较内向、独处、不善交际,午餐时总是一个人待在位子上吃饭,而且常常安静地把自己的任务完成。但是,当上了人事部副理之后,常常必须抛头露面,也免不了许多交际应酬和公众演讲的场合,这些转变都让Charlie不太能适应, 因为觉得这些活动和他自己本身的个性实在天差地远。

「个性不能改,但是行为必须改。」这句话可说是在职场上务必牢记在心的一句座右铭。Charlie的个性虽然比较内向,但是一旦他坐上主管的位子,就必须强迫自己改变行为,呈现出身为主管应该表现出来的行为举止。

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例如身为主管必须要上台讲话,他就该不断练习上台演说,将自己害羞内向的一面隐藏起来,表现出落落大方的风范。同样的,平常习惯单打独斗的人,当上主管之后,也必须学习团队合作、和他人共事,如此才能凝聚部门向心力。虽然每个人都有不同的个性,但是在职场上要记得,担任什么位置,就要表现出在那个位置应有的态度和行为,绝对不可认为自己个性难以改变,就强迫别人去配合你。

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案例#3 公司是你安身立命的第二个家

日本人的求职观念也值得新鲜人借鉴和学习。日本人在找一份工作时,是抱持着要在这家公司做到退休、做一辈子的想法。也就是说,他们对于想去应征的公司,会像是挑选未来的配偶一样谨慎,彻底调查和思考,在访问过企业内的学长姐、深入了解一家企业全面的信息之后,才会去应征。一旦录取,日本人也不会轻易离职。对他们而言,公司就像安身立命的第二个家,他们认为对公司的责任是一辈子的。

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这种把公司视为第二个家的态度,不但营造出日本人对工作的高度投入,也较不容易造成劳资双方的对立。日本同仁会一心想着如何齐心协力经营「第二个家」,让家庭般的企业组织更加成功、欣欣向荣。日本基本上是没有台风假的,哪怕电车停驶了,同仁也会想办法到公司确认一下办公室有没有淹水、窗户有没有破等等,用呵护家庭一样的心情去照料这「第二个家」。即使在台风天,同仁也会打电话确认顾客端是否运作良好,该和顾客道歉、取消,或做后续安排,同仁也都会尽快着手去做。因为把公司视为自己安身立命的第二个家,日本人把公司的事业当作自己的事业,而不是单纯从劳资双方对立的态度去看待,他们希望能和企业共存共荣,一起成长。

因各公司的观念相差甚大,台、日对于离职的看法也有天壤之别。大部分的年轻人既不会检视自己哪方面的能力欠缺不足而拖累公司,也不会想到自己的态度应该改进,只认为一切都是主管不好、公司学习机会有限、升迁成长有限等,千错万错都是组织或是别人的错,不是自己的问题。日本人却会认为,如果你是一位值得栽培的人才,主管一定会给予你很多新的任务和学习机会,让你有很大的空间去成长。所以,若是你自己认为在公司里该学的都学得差不多了,认为成长有限而想要离职的话,应该先与主管沟通,看看是否还有其他的机会可以让你尝试、全新的舞台让你发挥,寻求在公司内部转调,会胜过离职。

职场趋势专家

许书扬

?毕业于国立台湾科技大学,并拥有美国南伊利诺伊州立大学电脑硕士学位。目前为经纬智库(MGR)及保圣那(PASONA)台湾分公司总经理。

曾担任美国运通(American Express)人事经理近四年的时间,自一九九一年加入Pasona Group至今,已在人力资源界累积超过二十年经验。除负责PASONA与MGR台湾分公司的营运外,亦曾担任保圣那集团亚太地区执行长以及中国、香港、泰国等地分公司总经理,并协助主导各亚太分公司开发中高阶人才之业务。其优异的表现曾获颁Pasona Group全球海外分公司绩效最佳经理人奖。

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